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Google G Suite é um serviço indispensável?

Até existem alternativas, mas poucos serviços terão a facilidade que o Drive e outros no G-Suite oferecem.

O ano era 2012. Após sair de um emprego em uma agência de publicidade, decido que era a hora de tentar empreender. Munido de um buscador de domínios .com, começo a pensar no nome da empresa e no que ela poderia fazer (ah, faço isso quase sempre quando estou pensando em nomes de podcasts, de programas de vídeos e até mesmo de blogs, fica a dica para você também). Nome perfeito, domínio comprado, já penso no meu e-mail corporativo com assinatura chiquérrima, logotipo e tudo mais.

Tinha até então uma hospedagem que resolvia a questão de site, mas o e-mail que ela oferecia até então era horroroso. Eis que vejo a opção “G Apps” (hoje chamada G Suite): e-mail corporativo funcionando no Google, acesso ao Docs, Spreadsheets, comunicação interna via Google Talk (hoje Hangouts) e armazenamento gratuito com um painel para que eu pudesse abrir as contas dos sócios e colaboradores no futuro, tudo muito prático. Já havia compartilhado muitos documentos via Google Docs na minha conta pessoal do Google, era muito prático pedir que mais pessoas atualizassem um mesmo arquivo que ficava sempre salvo na rede. Ter aquilo para a minha empresa? Que luxo.

Até o final de 2012, era ainda mais fácil: o Google só passaria a cobrar um valor por usuário da empresa a partir da sexta conta. Na prática, enquanto a empresa tivesse menos de seis pessoas (e nunca teve mais), o serviço seria gratuito para sempre.

Aquilo era realmente o máximo: eu poderia editar propostas comerciais, enviar e-mails, agendar reuniões e manter-me sempre em contato com a equipe de qualquer lugar que eu estivesse. Mesmo na cama. Ou Barcelona. Ou Milão. Ou Berlim. Ou Dubai. Ou Tóquio. De modo que a empresa teve apenas duas tentativas de escritório que duraram poucos meses: o trabalho remoto acontecia e tudo funcionava muito bem. Sempre pensei que o Google iria me acompanhar para sempre, mesmo que a minha empresa não durasse, justamente porque eu achava aquela facilidade toda incrível.

Tão incrível que não tive dúvidas em disponibilizar Chromebooks para quem estagiou na empresa – tudo seria feito no Google, não havia uma razão para gastar mais com um PC ou ainda um Mac. Até existia um PC – um que era meu, mais antigo, também ficava como opção. Mas a verdade é que eu sempre achei desnecessário tanta máquina para rodar um navegador.

Foram oito anos com esta conta vivendo o seu esplendor, mesmo com as sérias dificuldades financeiras que acabaram com a tentativa de empreender. Ela esteve sempre comigo nos smartphones, nos navegadores. Mesmo quando comecei um primeiro processo de desintoxicação de dados, ainda em 2018, não conseguia imaginar fechando esta conta. Até porque era de graça: bastava eu acrescentar os domínios de novas iniciativas, como o Mupoca, por exemplo, e rapidamente tudo estaria funcionando às mil maravilhas.

Estou contanto tudo isso para lhe dizer, caro leitor, que sim: a conta está em processo de encerramento. Os e-mails já estão em novo serviço, os documentos do Drive estão em outro lugar, ninguém mais usa Hangouts – apesar de existir o Meet que mostra força nesse contexto pandêmico vivido pela humanidade – e falta coisa de um ou dois serviços para encerrar este capítulo e partir para o próximo em minha vida digital.

G-Suite? Você pode chamar apenas de Google Drive. Ou Docs. Ou outros.

foto ilustrativa de engrenagens coloridas

É importante parar aqui um pouco para dizer que estou falando de Google Drive, de Google Docs (e Spreadsheets), até mesmo de GMail e de muitos outros produtos Google disponíveis para contas de pessoas físicas (a partir de uma conta Google, geralmente associada ao GMail) ou para pessoas jurídicas – e a este pacote para empresas o Google deu o nome de G-Suite: um conjunto de serviços que incluem facilidades para a gestão de perfis dos funcionários, com disponibilização de produtos e acessos a arquivos de acordo com a configuração de um administrador. No fundo, se você possui uma empresa que opera com diversos usuários de e-mail e arquivos na nuvem ou se você está fazendo um trabalho em grupo para a escola utilizando alguns serviços Google, estamos falando dos mesmos produtos, mesmo que os nomes confundam um pouco.

Este ponto melhor explicado, conseguimos imaginar juntos o que vou esclarecer a partir de agora: não existe no mercado um produto tão completo a um custo tão barato para empresas ou pessoas físicas como estes. Ok, a Microsoft possui um pacote de serviços que inclui e-mail, Office 365 e Teams com custo semelhante. Mas a quantidade de outros serviços Google que você pode acoplar a uma só conta, como Analytics, DataStudio, Ads, My Business, torna o pacote muito atraente. A barreira entre diferentes serviços é quase invisível.

É o que se chama de experiência seamless. O nome é metafórico, vem da indústria têxtil e refere-se a peças que não possuem costuras para emendas, tornando-as especialmente confortáveis pela menor fricção com a pele. Quanto menos você sente a fricção das costuras que unem diferentes serviços digitais, mais confortável se sente também.

Por isso, é até bem complexo eu traçar aqui alternativas para um ou outro produto, porque a complexidade de indicar serviços é justamente entender onde ele termina e outro começa, sendo que muitos usuários sentiriam demais a fricção de unir dois serviços distintos numa opção opensource. Como comentamos no GMail, ele mesmo une e-mail, agenda, anotações, comunicador e arquivo de contatos, sendo que cada um destes serviços pode ter uma boa alternativa, mas dificilmente você encontrará um serviço seguro, livre, que una todos. O que dizer então de uma solução completa para gestão de arquivos na nuvem, edição colaborativa, gestão de equipes, gestão de projetos, gestão e apresentação de dados, gestão de publicidade e tantos outros?

Se não há como zerar o uso…

O total rompimento com o Google pode ser um processo muito doloroso, sim, já mencionei isso. Em muitos casos, simplesmente não há como. Eu ainda compro mídia para clientes ali, preciso ter no mínimo alguns serviços integrados para ver diversos dados e resultados. Mas daí a deixar tudo sob tutela da empresa há um grande oceano. Hoje vamos focar nos seguintes serviços e opções:

  • Google Drive: de uma maneira bem ampla, as opções para arquivar documentos, planilhas e tantos outros arquivos gerados pessoal ou profissionalmente.
  • Google Docs/Spreadsheets/Apresentações: revolucionaram há alguns anos por serem o Office online, até o próprio Office se tornar online.
  • Gestão de arquivos de empresas: como incluir alguns usuários para compartilharem o mesmo arquivo e auxiliar a gestão de informação.

OwnCloud e NextCloud

Já foram mencionados como uma opção ao Photos, mas é como substitutos ao Drive que eles brilham. Uma única instalação permite a um administrador gerar acessos a quantos usuários forem necessários. A necessidade de infraestrutura vai variar de acordo com o volume de informações trafegadas em um dia: como arquivo pessoal, você consegue rodar em um servidor muito simples, mas provavelmente precisará de mais máquina remota para rodar a solução para uma empresa maior.

Assim como o Drive, é possível manter as pastas sincronizadas com outros computadores e smartphones. Ao editar um determinado arquivo – digamos, uma arte no Adobe Photoshop – o arquivo é salvo na nuvem tão logo você salve a versão que está na pasta escolhida para a sincronização.

É possível acoplar extensões à solução, incluindo duas que transformam os arquivos como documentos, planilhas e apresentações editáveis no navegador, de maneira online e colaborativa. Demandam um trabalhinho para configurar, mas funcionam a contento: OnlyOffice e Collabora Online – esta segunda uma implantação do LibreOffice na nuvem – são os dois serviços que podem ser utilizados de maneira gratuita. Claro, eles também possuem planos pagos para quem não quer perder nenhum tempo configurando a solução certa para o tamanho da necessidade.

Esta foi a solução que escolhi para arquivar todo o histórico de arquivos da empresa e mesmo alguns arquivos mais pessoais. Também é a minha atual solução de calendário, agenda de contatos, arquivo de fotografias e vídeos, backup de arquivos importantes e chaves, entre outros. Por ser razoavelmente seguro, com criptografia total do que estiver hospedado (opcional), autenticação em dois fatores (também opcional) e controle total da instalação, não vejo por que separar em outros serviços para o meu uso.

Também já o testei como solução corporativa. Demanda um certo esforço da equipe para se adaptar aos novos programas e acessos, mas é possível. E com certeza bem mais fácil que muita solução que já usei em outros escritórios nessa vida.

Outras opções:

  • Se você apenas precisa ter alguns documentos para edição colaborativa, como em trabalhos escolares ou pautas de podcasts, gostei bastante do CryptPad. Tudo bem criptografado, gratuito para até 50MB (o que para arquivos de texto é muita coisa) e basta que todos os participantes abram uma conta ali para compartilhar um único arquivo que todos poderão editar.
  • Para a questão de arquivo bem seguro, mencionei no texto sobre Photos e valem para aqui também: SpiderOak e Tresorit são boas opções (pagas, porém) de arquivo seguro na nuvem. Há ainda outras boas opções pagas, mas as duas contam com as melhores avaliações de profissionais de tecnologia que respeito.
  • Se você vai fazer do Drive (ou do Dropbox) apenas o seu arquivo morto – aqueles arquivos que você quer manter, mas não vai ficar acessando muito, você pode escolher apenas criptografar esta parte nos mesmos serviços. Estou fazendo isso com arquivos mais sensíveis no OwnCloud/NextCloud também: o Boxcryptor é bem simples de usar e possui rápida configuração para funcionar bem com os serviços mais populares. Mas cuidado: ao criptografar um arquivo do Drive, você não vai poder editá-lo no Docs, por exemplo, sem descriptografá-lo antes.
  • Funcionam quase igual o G-Suite: quanto mais seamless você quiser que a sua experiência seja, mais exposto à festa dos dados você estará. Mas há empresas bem menores que o Google que oferecem soluções corporativas muito similares, como a Zoho. Não é exatamente uma experiência livre de alguma exposição e muito tratamento de dados, mas a empresa promete que o seu modelo de negócios não faz loucuras com os dados que coleta. Não é exatamente algo que eu aconselharia, mas quando pensamos naquele papo de personas, talvez seja uma alternativa para que sua vida corporativa tenha ferramentas bem distintas das que você utilize em sua vida pessoal.

Planeje como utilizar os serviços Google que sobrarem

É claro que todo mundo vai continuar utilizando serviços Google, invariavelmente. Não há como eu negar uma reunião no Meet dizendo que existe o excelente Jitsi. Muitos arquivos vão acabar sendo compartilhados via Drive porque todo mundo já tem uma conta Google. Se faz parte do seu trabalho, seja você um planejador de mídia digital, um youtuber ou mesmo um auxiliar de escritório com GMail como solução corporativa, não há muita fuga.

A ideia é trazer um pouco de todo aquele planejamento das personas para o que tiver que sobrar. E separar, sem dó. Se achar necessário, crie uma conta Google para cada projeto que você tiver, por que não? Aqui há alguns pulos do gato: se quiser mesmo separar o que vai utilizar em diferentes compartimentos, vale acessar a Internet com diferentes configurações de VPN (que exploraremos mais tarde nesta série), utilizando containers do Firefox ou mesmo diferentes navegadores para cada conta, confiando em autenticação de dois fatores via TOTP (o Google gera um QR Code que você lê com um aplicativo específico, que passa a gerar tokens de seis dígitos para ser a sua segunda confirmação de acesso à conta) em vez de recebimento de SMS. Para abrir uma conta Google, é necessário fornecer um telefone celular, coisa que pode ser driblada (utilize um buscador e procure por “disposable telephone number”) em prol de mais privacidade. Após as configurações iniciais, você pode informar outros e-mails para as conferências de segurança da conta e sempre se valer de uma senha longa e bem guardada num serviço de gestão de senhas. Ficou confuso? Calma, vamos explorando cada um dos tópicos ao longo desta jornada.

O importante é que cada texto ajude você a planejar um ou dois passos a mais.

Fotos: Mitchell Luo no Unsplash e Digital Buggu no Pexels.

Por Luiz Yassuda

Autor deste site. Diariamente comentando os absurdos cotidianos lá no Twitter (@luizyassuda) e eventualmente nos podcasts Mupoca e Braincast.